Vincent Roux : « Concevoir l'événement grâce au travail collaboratif prend tout son sens. » 

Demain : quels enjeux pour l’événement ?
Le monde change… l’événementiel a vu un arrêt quasi complet, et de manière globale, après l’onde de choc, une réflexion sur la manière dont les organisateurs événementiels répondent aux besoins de leurs clients s’est engagée. A court terme, cette réflexion s’est portée sur la logistique par nécessité. 
Plus profondément, et à plus long terme, la crise pandémique aura très vite fait réfléchir les professionnels de l’événement par nécessité sur le format, le lieu, le nombre de personnes mais également sur le sens de leur événement. Les professionnels de l’événement se posent les questions de l’après. 
Quelle conception de mon événement, quels messages, quel format, quels objectifs et postures pour quelles parties prenantes (sponsors, intervenants, participants…) ? Quelle place au digital dois-je donner à cet événement ? Comment puis-je garder l’essence de la rencontre ? Comment maximiser l’impact positif et significatif des participants ? Concevoir l’événement grâce au travail collaboratif prend tout son sens.

Qu’entendez-vous par là ?
Les événements doivent remplir leur fonction de dialogue, d’engagement, d’éducation et de socialisation. Ces enjeux sont lourds. Les organisateurs d'événements ont pourtant peu de recul pour conduire une véritable réflexion et savoir comment satisfaire tous les besoins de ses parties prenantes.
Une entreprise a besoin d’évoluer, de se réinventer, de repenser sa stratégie en fonction des tendances ou des besoins, au risque de se voir mourir à petit feu. 
Pourquoi ne pas adopter cette même conscience pour l’organisation d’un événement ? Un événement ne se résume pas à la logistique mais doit, lui aussi, être repensé et réétudié. 
L’Event Design donne cette opportunité de : 

-       Mettre la créativité et le collaboratif au profit de l’événement ;

-       Inciter au storytelling et créer un véritable parcours d’expérience pour les participants ;

-       Mieux visualiser vos objectifs, votre valeur ajoutée, vos contraintes, et donc mieux visualiser votre événement (littéralement !)

Vous proposez un outil, l’EventCanvas, pour la conception d’événements. En quoi cela consiste-t-il ? 
L’Event Canvas apporte une structure, un cadre pour faciliter les échanges. Conçu comme un langage visuel commun (le canevas) il peut être utilisé tant par le créateur de l’événement que par l’équipe en charge de la préparation de l’événement (l’équipe projet). 
Cet outil de facilitation collective se révèle être une méthode efficace pour l’émergence d’idées et une concertation de groupe sans omettre certaines parties prenantes. 
Nous accompagnons les organisateurs dans cette réflexion et les aidons à s’approprier la méthode. Un groupe de travail est formé qui permet :

1-    De faire la sélection et l’analyse des parties prenantes, 

2-    De réfléchir à l’articulation du changement de comportement grâce à l’événement,

3-    L’étape finale consistant à réaliser des prototypes d’événements.

Pendant le confinement, nous avons invité les professionnels à une réflexion sous forme de zooms hebdomadaires sur les enjeux de la conception, comment intégrer le digital et créer un « prototype d’événement » dans un temps limité (Sprint Design). Le débat est engageant et la réflexion continue très souvent en one to one avec l’organisateur au-delà du zoom : le collaboratif pousse à la réflexion et la génération d’idées, le partage. 

Renseignements : contact [at] vincentrouxconsulting.fr ()